¿Cuándo se emite la factura comercial?

Factura no comercial

La facturación puede ser un proceso tedioso, especialmente en el caso de las transacciones transfronterizas. Uno de los procesos más importantes de la facturación es la generación de una factura pro forma y una factura comercial. Teniendo en cuenta la naturaleza compleja de estas facturas, los exportadores tienden a confundirse sobre cuándo utilizarlas, lo que provoca problemas en el cierre de la transacción y en el despacho de aduanas.

El propósito de una factura pro forma se considera generalmente un acuerdo de «buena fe» para que el cliente sepa lo que puede esperar. Proporciona una estimación de los impuestos o gastos de transporte aplicables. La factura pro forma ayuda a los clientes a decidir si hacen un pedido. También se utilizan en todos los sectores para satisfacer el proceso interno de aprobación de compras

Una factura pro forma es una factura de presupuesto. Generalmente marca los detalles de la transacción, incluyendo el precio, la calidad y la cantidad del producto, el pago, las condiciones de entrega, etc. En otras palabras, documenta las condiciones de venta, pero no exige el pago.

En pocas palabras, una factura pro forma es un presupuesto que se emite antes de que el comprador haga un pedido al vendedor y, por lo tanto, no es una factura real, sino un documento para registrar los términos de la venta. Una factura comercial, en cambio, es una factura que se emite para confirmar que se ha producido la venta, lo que permite a ambas partes hacer anotaciones en sus respectivos libros contables de la misma.

Requisitos de la factura internacional

Una factura proforma es simplemente un presupuesto preparado por el exportador para asemejarse a una factura comercial. Una venta internacional suele comenzar con una carta de solicitud de un comprador potencial que expresa su interés por uno o varios de sus productos, exponiendo los términos de su interés y solicitando un presupuesto informal o formal.

Como se explica en el artículo ¿Cómo encaja la factura proforma en el proceso de exportación?, un comprador puede solicitar un presupuesto en forma de factura proforma con el fin de organizar una carta de crédito para pagar las mercancías o si necesita organizar la financiación de la compra. Además, algunos países pueden exigir una factura proforma si controlan estrictamente el tipo de cambio de su moneda, exigen un permiso de importación o protegen la industria local estableciendo cuotas de importación para determinados tipos de mercancías.

Una factura proforma debe ser válida para un periodo determinado. Dado que a menudo se cotiza no sólo el coste del producto, sino también el del transporte, se debe dejar un tiempo razonable para que el comprador responda, después del cual la factura proforma deja de ser válida.

Factura de acompañamiento de mercancías

Las facturas pro forma y comerciales son las más utilizadas en el comercio mundial. Básicamente, la principal distinción es que una se utiliza como presupuesto y la otra como solicitud de pago final. Una factura pro forma se utiliza antes de que se envíen las mercancías y no se requiere ningún pago. Una factura comercial se envía después de que la mercancía haya sido entregada y ahora, es el momento de pagar.

«Pro forma» significa «como una cuestión de forma» y es el término utilizado para una factura que estima el precio o los bienes de los servicios antes del envío o la entrega. Puede emitir una factura pro forma en situaciones en las que es imposible dar a sus clientes un precio exacto, pero sí puede darles una idea general de los costes implicados.

Este tipo de factura también contiene muchos más detalles que una proforma, como información sobre el comprador y el vendedor, el lugar de la compra y una descripción completa de la mercancía. Además, si se trata de envíos internacionales en su empresa, el uso de una factura comercial es realmente obligatorio.

Diferencia factura comercial y factura

A menudo, los envíos internacionales constan de mucha documentación. Los documentos son necesarios en prácticamente todas las etapas para fines de verificación y despacho. Las facturas comerciales deben elaborarse cuando se envían mercancías a clientes internacionales.

Dado que una factura comercial contiene todos los detalles de la transacción, incluidos los datos del comprador, el vendedor y la descripción y el valor de las mercancías, constituye una parte esencial de la prueba de que la transacción de venta ha tenido lugar.

La descripción de las mercancías en términos de calidad, cantidad y precio permite al importador cotejar y verificar el contenido del envío para ver si se corresponde con el contenido mencionado en la factura comercial.

Si se presenta, la factura comercial y la lista de empaque cumplirán con los criterios exigidos por las autoridades aduaneras para los procedimientos adecuados de importación o exportación, ya que ambos documentos tienen campos similares.

De acuerdo con las leyes del GST, un sujeto pasivo registrado que suministre bienes sujetos a impuestos debe emitir obligatoriamente una factura en la que se indique la naturaleza, la cantidad y el valor de los bienes, el impuesto aplicable a dichos bienes y la información adicional que pueda ser necesaria.